Школа английского Speak Up выросла из одной школы в сеть с филиалами в пяти городах
Обновлено:Задача
Проблема сети школ английского Speak Up была в операционке. Все процессы были выстроены под одну школу. Всё держалось на нескольких ключевых сотрудниках, которые держали всё в голове.
Трещины проявились быстро, как только сеть начала расти:
Информация о группах жила в разрозненных таблицах и чатах
Оплаты принимали вручную и часто с опозданием на недели
Расписание филиалов согласовывали по телефону и в календарях
Никто не видел нагрузку преподавателей по всей сети
Каждый новый город добавлял сложности, с которыми инструменты не справлялись.
Как всё работало раньше
Типичный учебный год начинался со звонка. Кто-то записывал детали от руки, заводил папку на общем диске и начинал согласовывать всё по почте. Счета собирали в шаблоне таблицы и отправляли родителям PDF-файлом.
Для одной школы с небольшой командой это работало. Но когда преподаватели появились в трёх разных городах, занятия начали срываться, потому что никто не знал, кто свободен, что обещано и что уже оплачено.
Где всё тормозило
Больше всего трений было в двух местах.
Первое — расписание. Чтобы найти преподавателя на замену в другом городе, требовалось несколько звонков и бесконечные согласования. Накладки в расписании случались регулярно.
Второе — оплаты. Счета выставляли вручную уже после окончания месяца, и между занятиями и оплатой часто проходило две-три недели. Страдал денежный поток, а некоторые счета просто забывали отправить.
Что нужно было изменить
Speak Up нужно было, чтобы работа шла одинаково — хоть в одном городе, хоть в десяти. Это означало единый учёт групп, автоматические оплаты и расписание, которое видит каждый сотрудник, где бы он ни находился.
Новый подход
Вот как работа устроена теперь:
Новая заявка фиксируется с указанием города и направления
Обучение оформляется по стандартным абонементам
Преподаватель назначается по актуальной занятости и филиалу
Посещаемость отмечается в общем расписании
Счёт формируется автоматически по окончании периода
Статус оплаты виден всей команде
Как это работает на практике
Первым после перехода открылся филиал в соседнем городе в двух часах езды. То, что раньше требовало отдельного координатора, теперь шло через ту же систему, что и местные группы. Преподаватели видели своё расписание, управляющие — прогресс, а счета уходили вовремя, и никому не приходилось о них напоминать.
В следующем квартале сеть открылась ещё в двух городах — без единого нового администратора.
Результаты
Цифры говорят сами за себя.
За двенадцать месяцев:
Сеть выросла с одного города до пяти
Выручка выросла на 140% без пропорционального роста расходов
Счета стали уходить в тот же день, а не через 2–3 недели
Накладок в расписании стало меньше более чем на 90%
Средняя рентабельность групп выросла на 12 пунктов
Рост был не только географическим. Он был системным.
Что изменилось на самом деле
Speak Up перестала упираться в собственные процессы.
Качество работы больше не зависело от города
Денежный поток стал предсказуемым благодаря автоматическим оплатам
Команда брала больше групп и не выгорала
Решения об открытии филиалов принимались по данным, а не по интуиции
Сеть выросла, потому что системы за ней наконец-то поспевали.
Итоги
Speak Up не росла за счёт агрессивного найма или больших рекламных бюджетов. Она выросла, устранив узкие места, которые годами её сдерживали. Когда расписание, оплаты и учёт групп оказались в одном месте, рост перестал быть источником стресса. Он стал повторяемым процессом. Пять городов — и система работает так же, как в одном.